En las empresas, implementar una solución de comunicaciones unificadas permite mejorar la colaboración e incrementar la productividad entre los colaboradores. Hoy en Tec Innova te contaremos en qué consiste este sistema y cómo ayudará a tus empleados a mejorar su eficiencia.

¿Qué son las soluciones de comunicaciones unificadas?

Las comunicaciones unificadas (UC, por sus siglas en inglés) son la integración de las herramientas de comunicación que utiliza la empresa en un mismo canal, de modo que permitan optimizar los procesos y flujos de trabajo en la empresa.

Esto significa que se pueden integrar las llamadas de voz, mensajes de texto, videoconferencias, correos electrónicos, buzón de voz, contenidos compartidos, entre otros medios de comunicación en una sola IP, de modo que los usuarios puedan acceder a la información, compartir datos y colaborar desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, con una sola plataforma o interfaz de usuario.

El principal objetivo de las comunicaciones unificadas es facilitar el intercambio de información entre los miembros de un equipo de trabajo, de modo que la comunicación sea más eficaz. Esto se logra gracias a que las UC proporcionan soluciones de comunicación en tiempo real, como chat y mensajería, conferencias o llamadas telefónicas integradas con aplicaciones comerciales fáciles de usar.

¿Cómo funcionan las comunicaciones unificadas?

Estas soluciones se pueden encontrar en software para implementación local, como UCaaS, (por las siglas en inglés Comunicaciones unificadas como servicio) que se basa en comunicaciones en la nube, o software alojado por la empresa proveedora.

Es decir, se pueden encontrar comunicaciones unificadas in situ (desarrollos propios de cada empresa), en la nube (ya sea privada o pública), o una combinación de ambas.

Elementos de la comunicación unificada

Los sistemas de comunicación unificada se componen por un conjunto de elementos y soluciones de comunicación agrupados en una sola plataforma:

Ahora bien, algunos de estos canales de comunicación permiten guardar y enviar la información. Es decir, el usuario la envía y queda alojada en una dirección, permaneciendo accesible para que otros usuarios puedan ver el contenido cuando lo requieran. Actualmente, el correo electrónico se considera al abuelo de este tipo de comunicación llamada “store-and-forward”.

Otros canales son inmediatos y requieren una respuesta rápida, que implica interrumpir otras tareas y que otros usuarios no puedan acceder a la información. Por ejemplo, las llamadas telefónicas.

En los sistemas de comunicación tradicionales, cada canal requiere su propia aplicación o dispositivo para acceder a la información. Sin embargo, con la comunicación unificada solo se necesita una plataforma para administrar el conjunto de productos agrupados.

A continuación, profundizaremos en estos elementos:

Voz sobre IP (VoIP)

VoIP son las siglas de Voz sobre Protocolo de Internet, una tecnología que permite que los usuarios de internet realicen llamadas telefónicas a través de su conexión web en vez de hacerlo a través de una red de telefonía tradicional. De este modo, VoIP se integra a otras herramientas de comunicación unificada, como correos electrónicos, videoconferencias y mensajería instantánea.

Integrar VoIP a la comunicación unificada permite incluir características adicionales como transferir llamadas, hacer conferencias grupales con o sin cámara, enviar mensajes de voz, entre otras que mejoran la comunicación entre miembros de grupos de trabajo.

Mensajería instantánea

Las aplicaciones de mensajería instantánea o chat en vivo permiten iniciar conversaciones mediante mensajes de texto, enviar documentos, crear grupos temáticos para hablar sobre temas específicos y otras actividades. Todo esto, sin la necesidad de colgar o poner en espera una llamada, o de interrumpir el trabajo.

Videoconferencia

Si bien las llamadas telefónicas son muy útiles, en determinadas ocasiones se necesitan conferencias donde se pueda visualizar los rostros y actitudes de los miembros del equipo para crear sesiones más dinámicas.

Correo electrónico

El correo electrónico sigue siendo indispensable para el trabajo, y contar con plataformas que permitan el acceso a la bandeja de entrada facilita las consultas y hace que los empleados pierdan menos tiempo en consultar su correo.

Calendario

Agendar citas, organizar mejor las tareas y proyectos es posible con un calendario de trabajo. Además, esto permite una mejor organización de reuniones o de tareas asignadas a otros miembros del equipo.

Beneficios de implementar una solución de comunicación unificada

Paradójicamente, en la actualidad, la gran variedad de canales y medios de comunicación ha dificultado el intercambio de información entre usuarios. Especialmente en el entorno laboral, estas barreras deben ser superadas para facilitar la colaboración, evitar malos entendidos e incrementar la rentabilidad de las operaciones.

Algunos de los beneficios de implementar una solución de comunicación unificada son:

Centralizar la información en una misma plataforma

Al tener fácil acceso a la información con la que trabajan, los empleados pueden utilizarla desde cualquier lugar, en el momento que la necesiten, sin esperar a regresar a la oficina, o prender la computadora de la empresa. Esto es especialmente importante para empresas que tienen empleados trabajando en home office, o bien, en diferentes sucursales.

Ver el estado de los colaboradores

Los sistemas de comunicación unificada permiten ver el estado de los usuarios (conectados, en línea, ocupados, ausentes), lo que evita llamadas innecesarias y ayuda a tomar decisiones sobre los empleados que están en la oficina, en una llamada telefónica o disponibles para una conferencia.

Simplificar el trabajo en equipo

Contar con espacios de comunicación unificada para chatear de forma grupal o individual, adjuntar archivos, mandar audios, entre otras opciones, simplifica la comunicación y la colaboración, sorteando barreras que serían muy difíciles de superar en caso de optar por métodos tradicionales de comunicación.

Aumentar la productividad y eficiencia

¡No más pérdida de correos electrónicos! ¡Olvídate de tareas ignoradas! ¡Deja atrás los mensajes olvidados! Al tener fácilmente accesible la información, organizar tareas con calendarios o contar con evidencias de mensajes, las tareas traspapeladas, los mensajes ignorados o no vistos quedan atrás y los empleados podrán enfocarse en ellas para cumplirlas en los tiempos estipulados.

Reducción de costes

Si bien implementar una plataforma de comunicación unificada implica una inversión, es una solución que reduce costos por la comunicación interna. Es decir, las líneas telefónicas podrían dejar de utilizarse y optar solo por la plataforma de comunicación.

Más seguridad de la información
Los sistemas de comunicación unificada cuentan con copias de seguridad, encriptado y respaldos automáticos para preservar la información de conversaciones, archivos, videos y otros datos que se hayan subido a la plataforma.

Mejor atención al cliente

Los sistemas de comunicación unificada incorporan tantos canales, que permiten brindar una atención inmediata al cliente. Además, es muy probable que tus clientes cuenten con sus propias plataformas unificadas, de modo que el intercambio de información es más eficaz.

Permite el trabajo remoto

En la actualidad, el trabajo remoto es cada vez más valorado, y con la comunicación unificada se puede incrementar la productividad de los empleados que trabajan a distancia. Además, podrás gestionar mejor a tus equipos de trabajo, aunque no se encuentren en la oficina.

¿Ya te convenciste de que la comunicación unificada es lo que necesita tu empresa? Confía en Tec Innova y pon manos a la obra

Ahora que te has convencido de que la comunicación unificada es lo que tu empresa necesita, en Tec Innova encontrarás soluciones para la colaboración de tus empleados. Por ejemplo, contamos con servicio de telefonía IP, Google Worskspace, central Telefónica VoIP, conmutador virtual y nuestra solución Fortivoice.

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