Microsoft 365 son un conjunto de herramientas que ha ayudado a muchas empresas a trabajar de una manera más eficaz y rápida desde casa, esto ha sido de gran ayuda para gran parte de las empresas en México.
Según un estudio realizado por Statista el 73% de las empresas han trabajado desde casa durante la pandemia y se espera que una vez pasado la pandemia este número se reduzca en solo un 20%. Esto es debido a que ya muchas empresas han optimizado sus procesos y tareas hasta el punto de que ya no es una obligatoriedad contar con oficinas presenciales para poder realizar sus actividades.
Anteriormente en un artículo llamado Microsoft 365, la pieza clave para la transformación digital te platicamos sobre como Microsoft 365 puede ayudar a tu empresa a realizar una transición exitosa a la era digital.
Pero, después de realizar este articulo quedaron un par de dudas en el aire, ¿Cómo funciona exactamente Microsoft 365?, ¿Cuáles son esas características que Microsoft 365 hace que se separe de la competencia? En este articulo responderemos estas preguntas y aclararemos las dudas más frecuentes que surgen sobre este servicio.
Antes de comenzar, recapitulemos un poco:
Microsoft 365 es la suite de Microsoft en la nube que nos permite crear, editar y compartir documentos Word, Excel, PowerPoint y más desde cualquier lugar en tiempo real, lo cual nos permitirá aceleran en gran medida la productividad dentro de nuestra empresa.
¿Cómo funciona Microsoft 365?
Aprender a utilizar Microsoft 365 es muy sencillo debido a su interfaz intuitiva, además si ya tienes experiencia creando documentos de la familia de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.) esta tarea se te hará mucho más sencilla.
Microsoft 365 se utiliza exactamente como lo haríamos normalmente con cualquier sistema de la familia Microsoft, solo que tenemos la posibilidad de compartir de forma automática esta información a través de la nube, pudiendo configurar a los usuarios con o sin acceso a esta información.
Además, toda la información de Microsoft 365 se resguarda en One drive, el servicio de Microsoft para poder alojar información en la nube.
Ni siquiera será obligatorio tener instalados los sistemas de Microsoft en nuestros dispositivos debido a que el documento se creará directamente en la nube, lo cual ayudará a eficientar el espacio que tenemos en nuestros dispositivos.
¿Qué podemos hacer con Microsoft 365?
Las posibles aplicaciones que tiene Microsoft 365 son casi inabarcables debido a que varían según el tipo de sistema que estemos utilizando, pero, a grandes rasgos podemos abarcar algunas como:
1. Un equipo de trabajo puede editar un solo documento al mismo tiempo.
Debido a que la plataforma es multi usuario, diferentes personas pueden tener acceso a un solo documento para poder trabajar sobre él, lo cual ayuda a agilizar los proyectos y la comunicación interna, evitando que se envíen versiones de un mismo documento a través de correos electrónicos u otros medios.
2. Comunicación vía Skype con otros mientras se trabaja en un documento.
Con solo hacer clic en el botón “chat”, se puede conversar con todos los que trabajan en el mismo documento a través de Skype.
Incluso si el usuario sale del documento de Office, podrá continuar la conversación por Skype en el escritorio o en el teléfono, por lo que puede seguir hablando con el equipo.
3. Conversión de notas en elementos de un calendario.
Con la herramienta OneNote dentro de Microsoft Outlook, si el usuario escribe una lista de tareas pendientes puede convertirla en un grupo de tareas con plazos y recordatorios en su calendario.
También puede agregar automáticamente detalles como fecha, lugar, tema, programa y asistentes a sus notas sobre una reunión en el calendario y puede enviar por correo electrónico las notas de las reuniones usando el botón “página de correo electrónico”.
4. Convertir en texto tus apuntes y dibujos.
Si el usuario suele escribir apuntes en una Tablet o en formato físico, con una sola fotografía one note podrá leer estos caracteres y poderlos pasar a un documento, así, se elimina la necesidad de estar transcribiendo palabra por palabra toda la información que se escribe a mano.
5. No adjuntar más archivos.
Al momento de realizar un correo y querer compartir un documento, solo se tiene que pegar el enlace del mismo, así se evita el uso de espacio de almacenamiento que puede ser utilizado para otras funciones.
Además, en caso de que querer habilitar únicamente la consulta de este documento, se puede restringir sin ningún problema, haciendo que este documento nunca se modifique en el futuro.
Si la empresa utiliza una edición empresarial de Office 365, los usuarios de ésta pueden cargar un archivo al almacenamiento en la nube del servicio, arrancar la versión de la nube de Outlook y, en lugar de adjuntar un archivo, hacer un enlace al archivo en su nube.
Outlook otorgará automáticamente permiso de edición a la gente a la que se le está enviando el correo electrónico (se pueden cambiar los permisos también).
¿Puedo utilizar Microsoft 365 sin conexión a internet?
Las aplicaciones de Office que se instalen en la PC o Mac (como Word, Excel, PowerPoint y Outlook) seguirán estando disponibles cuando el estatus sea offline.
Con One Drive en Microsoft 365, el usuario obtiene almacenamiento de archivos que puede usar cuando no esté en línea. Si hace cambios mientras trabaja sin conexión, estos se sincronizarán con One Drive y con el resto de los dispositivos cuando vuelva a conectarse.
Con Outlook, se pueden leer correos que ya se entregaron a la bandeja de entrega, o escribir correos nuevos y solicitudes de reuniones. Cuando se vuelven a conectar, la bandeja de entrada y y de salida se sincronizarán en el resto de los dispositivos.
¿Es complicado configurar Microsoft 365?
Tec innova cuenta con expertos que te pueden ayudar a la implementación y configuración del sistema y hacer la migración a Microsoft 365 desde el primer momento, además, si llegas a tener alguna duda o problema con los servicios de Microsoft 365, contamos con un equipo de soporte técnico que te puede asesorar al instante.
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